Üzleti Controlling Tervezés folyamata egy nagyvállalatnál

Múlt, jelen, jövő, - mindhárom idődimenzió találkozik a controllinggal. Azon eredmények felhasználásával, elemzésével, amelyek a múltban képződtek olyan információkhoz juthatunk, amelyek alapjául szolgálnak a jövőre vonatkoztatott döntések meghozatalában. A szerző cikkében, ezért a legfontosabb dimenzióként a jövőorientáltságot jeleníti meg, hiszen a társaságoknak elengedhetetlenül fontos a dinamikus hozzáállás az eredményesség elérése érdekében. A cikkben, ezért a vállalatok irányítási rendszerének egy komplex vezetési alrendszere a controlling és annak legfőbb eleme az üzleti tervezés kerül bemutatásra egy nagyvállalat gyakorlatában.

BEVEZETÉS

Az üzleti tervezés egy összetett feladat, jól átgondolt, tudatos munkát igényel, hiszen nagyon sok információ és szempont alapján kell összeállítani. A tervezés módszer keretet ad a Társaság operatív (rövid) ill. stratégiai (közép- és hosszú távú) működési és innovatív céljainak eléréséhez. Vizsgálatom egy nagyvállalat üzleti tervezésének céljaira, módszertanára épül.

A Társaság jövőképe, hogy a technikai feltételek, a szolgáltatás színvonala, a pénzügyi és humán erőforrások tekintetében egyaránt hatékonyan működő, európai színvonalú, környezettudatos, versenyképes közösségi közlekedést szolgáltató vállalat legyen. A vállalat, mint divizionális-funkcionális szervezet, jelenleg 5 nagy ágazatot üzemeltet integráltan.

Tanulmányomban részletesen leírom a tervezés területeit, melyek jellemzően üzleti vagy szervezeti szempontból önálló témát ölelnek fel.  Mivel a tervezés folyamatát e tervezési területekhez tartozó feladatok, szerepek, rendszerek és ezek kapcsolódási pontjain keresztül lehet a legáttekinthetőbben leírni. A hatékonyabb gazdasági- és menedzsment működés érdekében, jelenleg komoly munkálatok folynak egy tervezési rendszer implementálásával kapcsolatban, ezért ebből a szemszögből is megközelítem a témát.

A vállalat tevékenységének célja, hogy a szolgáltatási képességét, gazdálkodását és annak pénzügyi folyamatait, valamint eredményét előrevetítse középtávra, és/vagy a következő gazdálkodási évre vonatkozóan rendszerezze, optimalizálja.

A tervezés szintjei a nagyvállalat mindenkori szervezeti felépítésének megfelelően kerülnek kialakításra. Általánosan deklarálható, hogy alapvetően hármas tagolódású: társasági – funkcionális irányító igazgatóságok – üzemeltető igazgatóságok. Valamennyi tervezésre kötelezett szakterület a sajátosságainak és szükségleteinek megfelelően bontja további részterületekre terveit.

A tervezés módszertanát tekintve általánosságban elmondható, hogy a (pénzforgalmi tervek kivételével)  bázis tervezés történik. Ez azt jelenti, hogy – egy-két esettől eltekintve – a korábbi időszak tény/terv/várható értékeit veszik alapul (attól függően, hogy mi áll az adott tervezési szakaszban rendelkezésre) és az ahhoz képest várható elmozdulást, eltérést tervezik. Ezeket az eltéréseket okonként vizsgálják és állítják be a tervekbe. Az ok mindig valamilyen esemény, melynek hatására az adott költség/bevétel a bázishoz képest változik. A hatások minden tervezési területen megjelennek és bár a visszamérhetőség tekintetében nem mindig áll elő a tényadat automatikusan eseményenként, mégis ezek a bontások segítik a leginkább a terv/tény eltérések elemzését. A tervezési módszertan szempontjából a hatásokat kétféle csoportba soroljuk:

  1. teljesítménnyel összefüggő hatások, amelyek a teljesítménytervben kezelünk és
  2. teljesítménnyel nem összefüggő hatások, amelyek az értéktervekben jelennek meg.

Teljesítményterv

A vállalati értékadatok számításánál csak ez a mennyiségi teljesítménymutató van közvetlenül figyelembe véve. A tervezett megrendelt férőhely kilométer menetrendi évre vonatkozóan a megrendelő vállalat által előírt egyik legfontosabb premissza. Menetrendi év: szeptembertől augusztusig tart. Az igényelt teljesítmény bázistól történő eltérését használják a mennyiségi tervnél. Azaz a bázisban érvényes mennyiséghez tartozó költségértéket módosítják, az igényelt mennyiség különbözet és a kapcsolódó fajlagosok szorzatával. Emiatt a mennyiségi igény változását és annak részleteit tervezik ebben a résztervben.

Egyéb, a tervben szereplő, de csak információs célokat szolgáló mutatók: (hasznos kocsi kilométer, összes kocsi kilométer, aktív férőhely kilométer)

E mutatók szerepeltetése a tervezési rendszerben mennyiségi és fajlagos terv/tény beszámolók használatához lehet fontos.

A tervezett férőhely kilométer (vagyis annak eltérése a bázistól) manuális input a rendszerben, és az alábbi bontásokban áll rendelkezésre: (ágazat, járműtípus, hónap, alap igény ill. egyedi hatások).

A tervadathoz kapcsolódó tényadat a FORTE rendszerből nyerhető ki a leírt bontásokban.

Tervezéshez használt tény fajlagosköltségek

A közvetlen költségérték terv kialakításához a teljesítmény terv mellett a másik fontos inputot a tény fajlagos költségek adják. A tény fajlagosok a tény költségekből, mennyiségekből számíthatók. A tervérték számításakor közvetlenül a tény fajlagosokat használják, de csak a szűkített közvetlen költségérték előállításához.

A fajlagos értékek bontásai: (ágazat, járműtípus, hónap, költségnemek)

  • költségnemek, amelyek csoportjai:
    - üzemeltetési anyagjellegű költségek
    - üzemeltetési személyi jellegű költségek
    - karbantartási anyagjellegű költségek
    - karbantartási személyi jellegű költségek
    - biztosítási költségek

Ebből a bontásból a részletes költségnemi bontás nem áll elő jelenleg, de a tény indokolt költség számítás R/3-ban történő implementálásával és az SAP BW kapcsolat kiépítésével ez automatizálható lehet. A tervezési folyamat végén előállításra kerül egy terv fajlagos költség is, ez azonban nem képezi a tervezési folyamat inputját.  A tervezési folyamat során mindig a tény fajlagos költségeket veszik alapul.

Költségérték terv

A költségérték terv tulajdonképpen a tervezési folyamat végeredménye. Ebbe csatlakoznak bele a részletesebb, analitikusabb résztervek, de közvetlenül a költségérték tervbe is kerülhetnek tervértékek, ha másképp nem állnak elő. A költségérték terv három fő forrása: (teljesítményterv, egyéb résztervek, közvetlenül a költségérték tervben manuálisan rögzített értékek).

A teljesítményfüggő költségérték terv, mely teljesítmény és a fajlagos terv alapján képződik. Ez a tervérték az alábbi módon számítható:

  • Az alap közvetlen költségérték a bázisból adható meg, a bázisban meglévő egyedi hatások kiszűrésével. Itt egy értékbeli tervről van szó, amelyből levonják az egyedi hatások értékvonzatait.
  • Ezt követően az érték kiegészül a jövőbeli egyedi hatásokhoz kapcsolódó igényelt teljesítmények és a fajlagosok szorzataként számított értékkel. Tehát mennyiség alapú tervezés csak az egyedi hatások esetében történik.

A mennyiségi alapon előálló tervérték bontásai: (ágazati, járműtípus, költségnemi és havi bontás).

A járműtípus jelenleg nem használt bontása a költségérték tervnek és a jövőben sem lesz a teljes költségérték terv része. Azonban a teljesítményváltozás hatásainak kalkulálásához bizonyos esetekben érdemes járműtípus szintű tervet készíteni. Ez jelenleg is így történik, így egy tervezési rendszerben is érdemes ezt a lehetőséget megtartani.

Az egyes résztervekből származó költség értékek beépülnek a költségérték tervbe (például értékcsökkenési terv vagy energia terv).

A harmadik forrása a költségérték tervnek az úgynevezett teljesítménytől független értékterv. Ez is bázisból indul ki, amelyeket kiegészítenek a további egyedi hatások vagy egyéb máshol nem tervezett tételek, amelyek esetében lehetőség van a manuális rögzítésre (költségnemi, ágazati/szervezeti, havi bontásban, hatásonként).

Ez a tervforrás többféle forrásból származó és eltérő nagyságrendű és fontosságú tervértéket tartalmaz, ezért különösen igaz a kijelentés, hogy bizonyos bontások – csak a lehetőségek függvényében állnak elő. A tervezési rendszert úgy kell kialakítani, hogy támogassa a teljes körű havi bontás előállítását. A cél az, hogy minél nagyobb költségtömeg havi bontásban kerüljön rögzítésre, de továbbra is alkalmazni lehessen az eddigi havi szétosztási algoritmusokat.

1 Költségkeret terv

A keretek olyan szervezeti és/vagy költségnemi tervköltség értékek, amelyeknek külön felelőse van, aki az éves keretért felel. A keretek szintén bázis alapon tervezhetők. A bázis időszaki tervértékekből ki kell emelni a bázis időszaki egyedi hatásokat majd az így kapott bázistervet növelni kell a tervidőszak várható egyedi hatásaival. A hatásokat, illetve a bázis módosítási igényeket a keretfelelősök adják meg. Az egyeztetések során ezek az igények épülhetnek bele a keretekbe. A keretterv és a költségérték terv két üzletileg integrált részterv: a keretekhez megadott egyedi hatások válnak a költségérték terv részévé is. A szervezeti igények tehát mindkét résztervbe beépülhetnek a költségérték terv jóváhagyása után.

A keretek kétféle csoportját különítik el:

  • gazdálkodási kereteket, amelyek szervezetekre osztott keretek, költségnem csoportos bontással (például Igazgatóságok keretei),
  • címzett kereteket, amelyek vállalati szintű keretek valamely költségnemre vagy költségnem csoportra (például tanpálya, oktatás stb).

A keretterv szervezeti bontása egyrészt irányítási kérdés, másrészt a szervezeti költségtervek alapján a vállalati költségtervek is jobban követhetők. A szervezeti bontás esetében két alapelvet alkalmazhatnak: egyrészt a bontás mélysége legyen szervezetileg lehetőleg egységes (pl. minden esetben főosztályi szintig), másrészt a kialakuló szervezeti költségtervek a költségtömeg szempontjából lehetőleg egyenszilárdságúak legyenek. A tényleges bontás meghatározása szervezetenként egyedileg történik az alapelvek és a szervezeti igények figyelembe vételével.

A szervezeti igények rögzítése a keretterv része. Ez a rendszerben egyrészt a végleges keretterv, másrészt a költségérték terv inputja. A rögzítés: (a tervezési rendszerben kezelt, költségnemenként, költségnem csoportonként, hatásonként, havi bontásban történik).

Fontos, hogy ezek az igények már nem csak levelezésekben és Excel táblákban megtalálható információk, hanem meghatározott bontásokban a rendszerbe rögzített tervértékek lesznek.

2 Egyéb tevékenységek bevételi terv

Ezek azok a tevékenységek, melyek a fő tevékenységi körökön kívül esnek (például reklámfelület bérleti díja, tárgyi eszköz kölcsönzés, stb.).
Ezeket jelenleg tevékenységenként, társasági szinten, havi bontásban tervezik. Mivel ez esetben is vannak egyedi hatások, azaz az egyes bevételek változása eseményekhez köthetők, ezért a tervezési rendszerben érdemes ezeket külön dimenzióban tárolni. Így a tervezési rendszerben bármikor lekérdezhetők az egyedi hatások megbontva és az egyedi hatások összesen. (például Reklámfelületek bérleti díja).

3 Egyéb bevételek – egyéb ráfordítások, rendkívüli eredmény terv

Ezek eseti bevételek és ráfordítások (például tárgyi eszköz értékesítés bevétele, ráfordítása, kártérítések, céltartalékok képzése/felhasználása stb), melyek tervezése nem algoritmizálható. A tervezési rendszerben is manuális beviteli felületet kell kialakítani ezeknek a tételeknek a rögzítésére. Itt nincsenek hatások, csak éves bontás és közszolgáltatási /nem közszolgáltatási ágazatcsoporthoz rendelés, ha ez lehetséges.

Tervezésük költségnem csoportonkénti bontásban történik. Az egyes tételek mögötti tartalom tárolása, megjelenítése a tervezési kommentekben elegendő.

Ugyanez igaz a rendkívüli bevételek és rendkívüli ráfordítások tervezésére is.

ENERGIATERV

Az energiaterv külön tervezési terület, mert bár az eredmény kimutatás része, tervezési technikájában, bontásában jelenleg eltér a többi eredménysortól. Ennek oka, hogy pontosabb a tervezés, ha a hatások mellett az energiatípusokat és a tervezett járműtípusokat is figyelembe veszik. Másképp kell tervezni az üzemeltetési és a nem üzemeltetési gázolajat, illetve az üzemeltetési gázolajnál nem elég tudni, hogy vágányzár miatt nő az autóbusz forgalom, tudni kell azt is hozzá, hogy mely típusú autóbuszt fogják nagy valószínűséggel alkalmazni.

Az energiaterv bontása:

  • Vontatási célú energia,
    Üzemeltetési gázolaj felhasználás,
    Vontatási célú villamos energia,
    CNG gáz,
  • Egyéb energia: az az energia, mely a fő tevékenység kiszolgálására szolgál. Itt jelennek meg pl. a kiszolgáló berendezések energiafelhasználása vagy a fűtési energia is. (tüzelőolaj, távhő, víz, petróleum, benzin, motorolaj, gázolaj stb.)

Vontatási célú energia

A fenti példa miatt az üzemeltetési gázolaj várható mennyiségét tervezik meg hatásonként. Ezt a mennyiséget a – Megrendelő vállalat premisszaként kapott - árakkal felszorozva készül az üzemeltetési gázolaj terve.

A vontatási célú villamosenergiát bázis alapon tervezik és korrigálják az esetlegesen várható árváltozással tekintettel arra, hogy ez nem függ össze olyan egyértelműen a teljesítménnyel, mint a gázolaj. Itt gondot okoz sok esetben az ágazatra osztás is, hiszen sokszor ugyanonnan kap áramot a trolibusz és a villamos. Ráadásul csak utólagos mérésekkel, kalkulációkkal lehet becsülni, hogy mennyit fogyaszt egyik vagy másik típus.

Az egyéb energia tervezése jelenleg bázis alapon történik. Erre vonatkozó alapvető információ az energetikusoktól érkezik.

Az energiaterv készítése kapcsán felmerül, hogy érdemes lenne mennyiségi alapon és hatásonként tervezni a nem vontatási célú energia esetén is.

A visszamérés jelenleg csak értékben történik. Érdemes lenne ezt kibővíteni a teljesítmény és az energia mennyiség összefüggése alapján történő elemzéssel, valamint a mennyiségi terv/tény adat közötti kapcsolat elemzésével.

4 Bér- és létszám terv (Humán terv)

A humán erőforrással kapcsolatos tervek két fő területre bonthatók: (létszám és bér, bérjellegű tervek).

Létszámterv alatt azt a naturália tervet értjük, ahol az átlag létszámot tervezik meg fő FEOR csoportonkénti bontásban, kizárólag a teljes munkaidős állományra.

Az eredmény kimutatásban azonban a személyi jellegű ráfordítások között a teljes munkaidősök mellett figyelembe vételre kerülnek további kategóriák is: (részmunkaidősök, állomány kívüliek, szakmunkás tanulók).

Ez a bontású létszám azonban terv szinten nem áll elő.

A létszámterv egyrészt megjelenik az üzleti tervben, mint naturália (bázis és a következő év terve), illetve kiegészül egy szöveges indoklással. A létszámterv hatása átvezetésre kerül az eredmény kimutatásban is a személyi jellegű (521-523-as főkönyvi) sorokon.

A bértervezés során is hatásokkal számolnak:

  • egyrészt a fajlagos költségeken keresztül a változó megrendelt teljesítmény függvényében változnak a létszámok és ezen keresztül a személyi jellegű sorok,
  • másrészt manuális korrekcióval egyedi hatásokat is visznek fel a tervbe.

Így a személyi költségek és a létszám terve az alábbi algoritmussal állítható elő:

Bázis adatok+fajlagosból hatások változásai+egyedi hatások okozta változások = tervérték


Létszám- és bérköltség meghatározásának folyamata:

  • Igazgatóságok jelzik, hogy létszámnövelésre van szükségük, amit indokolnak (célkitűzés vagy hatósági előírás is lehetséges).
  • Ha elfogadják az indoklást, akkor az igazgatóságok rendelkezésére bocsátanak bizonyos bérkeretet (521), ez azonban nem a teljes személyi jellegű ráfordítás kerete, csak a bérköltség.

Tényadatok tekintetében a HR-ből jönnek a létszámadatok és a munkaügyi béradatok. Az eredmény kimutatásban megjelenő személyügyi ráfordítások az FI-ből származnak.

Beruházás és értékcsökkenés terve

A Beruházás és értékcsökkenés terv jelenlegi folyamata
A beruházás és értékcsökkenés tervezése szorosan összekapcsolódik.
A beruházások éves illetve projektkeretét témánként tervezik és fogadtatják el, majd az üzleti tervezéshez évenkénti bontásban témánként adják meg.
Ezt a Számvitel bontja meg a Fejlesztési és Koordinációs Igazgatósággal egyeztetve eszközosztályokra és rendel hozzá értékcsökkenési kulcsot. Szintén a Fejlesztési és Koordinációs Igazgatóságtól kapott információk alapján a Számvitel készíti el a beruházások várható aktiválási tervét.

Jelenleg a beruházások követésére az SAP-ban csak a tárgyi eszköz könyvelés modult használják, a PS-IM modulokat nem. A beruházások követése az SAP rendszerben így csak a befejezetlen állomány és az aktivált állomány lekérdezésével lehetséges. Több információ az SAP-ban a jelenlegi gyakorlattal nem áll rendelkezésre. Nem használnak obligót, beszerzési megrendeléseket sem, így a terv visszamérés Excelben, a Fejlesztési és Koordinációs Igazgatóság által SAP-n kívül gyűjtött adatokon alapul.
Az eszközök nyilvántartása költséghelyeken történik, az eszközök beszerzési illetve üzembe helyezési leigazolása is költséghelyre történik.

Az értékcsökkenés (ÉCS) tervezése három fő területet érint:

  • A meglévő eszközállományra eső ÉCS: ez az SAP tárgyi eszköz moduljának (FI-AA) értékcsökkenés szimuláció funkciójával áll elő.
  • Befejezetlen beruházások:
    - könyvelt befejezetlen beruházások várható aktiválását tervezik, a befejezetlen beruházások elemzésével, tételesen. Az így kapott várható aktiválásokra számolnak értékcsökkenést.
    - várható befejezetlen beruházás terve: beruházási terv és a könyvelt befejezetlen beruházások közötti különbséget vizsgálják és ezek várható aktiválására kalkulálnak értékcsökkenést.
  • Tervezett beruházások: a tervévben tervezett beruházások aktiválási tervére kalkulált értékcsökkenés. Természetesen nem minden beruházás kerül a beruházás befejezésével illetve a beruházás évében aktiválásra. Sőt, előfordulhatnak rész aktiválások is, amikor egy-egy beruházásnak csak egy részét veszik használatba.

Az értékcsökkenési terv értékét jelenleg a fenti három területre egy összegben kapja meg a Kontrolling a Számviteltől. Bár az indokolt költség tervezésénél ennél részletesebb bontásra van szükség, ezt a bontást a tény alapján történő arányosítással érik el, mely torzító hatású.

A BERUHÁZÁSI ÉS ÉRTÉKCSÖKKENÉSI TERV KÉSZÍTÉSÉNEK JAVASOLT FOLYAMATA A KIALAKÍTANDÓ TERVEZÉS RENDSZERBEN

Beruházások tervezése

A beruházási tervezés alapvetően három további résztervhez szolgáltat információt: az értékcsökkenési tervhez (ez módosítja többek között a mérleg és eredmény kimutatás terveket), a mérlegtervhez (hiszen a beruházásokkal változik az eszközállomány) valamint a likviditási tervhez (tekintettel a beruházások pénzügyi forrásigényességére).
E három terület három különböző típusú adatot kíván a beruházás tervek készítőjétől.

Érdemes ezt a három tervet azon a szinten és olyan bontásban elkészíteni, ahol az információk előállnak. (Fejlesztési és Beruházási Főosztály által). Minden más terület vagy többszörös információcserével vagy becsléssel fogja ezeket az adatokat előállítani.

A tervezési rendszerben kialakítandó adatbázisban a Fejlesztési és Beruházási Főosztály az alábbi két tervet adja meg: (műszaki teljesítés szerinti és üzembe helyezés szerinti (aktiválási) beruházási tervet).
Szükséges egy harmadik, pénzügyi teljesítés szerinti beruházás terv is, de ezt csak akkor kell a tervezés rendszerben biztosítani, ha a likviditástervezés is integráltan itt zajlik. Ha a likviditástervezés tervezési rendszeren kívül valósul meg, akkor ez a terv maradhat Excel alapon, nem szükséges a rendszerbe rögzíteni.

A fenti terveket beruházási témánként, eszközosztályonként és ágazati hozzárendeléssel, havi bontásban kell elkészíteni. Valójában ez annyi változást jelent a jelenlegi folyamathoz képest, hogy az eddig informálisan begyűjtött adatokat most a Fejlesztési és Beruházási Főosztály rögzíti. A bontásra azért van szükség, mert – még ha a megvalósulás csúszik is a tervhez képest – így lehet visszamérhető, megalapozott értékcsökkenés és indokolt költség tervet készíteni.

A műszaki teljesítés szerinti beruházási terv a tervezett beruházás költségkeretét határozza meg és az üzleti terv részét képezi.

Értékcsökkenési terv

Az aktiválási terv alapján az eszközosztályokhoz rendelt értékcsökkenési kulcsok szerint a rendszer automatikusan képes értékcsökkenést tervezni és a megfelelő tervezési területeknek ezt az információt biztosítani.

Az értékcsökkenési terv értékét jelenleg egy összegben kapja meg a Kontrolling. Bár az indokolt költség tervezésénél ennél részletesebb bontásra van szükség (havi, ágazati, infrastruktúra), ezt a bontást a tény alapján történő arányosítással érik el.  Ez a bontás a fent leírt folyamattal a tervezés során előállítható így pontosabb értékeket biztosítva pl. az indokolt költség tervezéséhez. Ez a visszamérés támogatása érdekében akkor is megfontolandó, ha a gyakorlat szerint a beruházások megvalósulásának pontos üteme nehezen tervezhető és emiatt nagy a terv-tény eltérés havi vagy ágazati szinten.

Azt azonban látni kell, hogy egy tervezési rendszer kialakítása önmagában nem fogja megoldani a beruházások megvalósulásának hatékony visszamérését. Ez alapvetően egy beruházás analitikával pl. az SAP Project System rendszerének használatával és a tervezési rendszerrel történő integrálásával valósítható meg.

Tárgyi eszközök csökkenésének terve

Bár inkább a mérlegtervezés része, technikai felépítését tekintve a beruházások tervezéséhez tartozhat a tárgyi eszközök csökkenésének terve is. Ez technikailag „negatív aktiválásként” kezelhető. A beviteli felület, hasonló az aktiválási terv felületével. Itt is eszközosztályonként és havonta tervezik az értékeket, természetesen beruházási téma helyett itt csökkenési jogcímekről (értékesítés, selejtezés stb) van szó.

Halasztott bevételek terve

A nagyvállalat jelentős beruházás állománya származik támogatásból. A támogatásból megvalósuló beruházásokat és azok értékcsökkenését külön kell tudni tervezni és kimutatni. Erre többek között azért is szükség van, mert az így létrejött beruházások értékcsökkenése úgynevezett halasztott bevételként elszámolásra kerül, javítja az eredményt.

A halasztott bevételek terve jelenleg egy összegben jön a Számviteli Osztálytól. Tervadatok tekintetében jelenleg nem történik további megbontása a halasztott bevételeknek, ill. feloldásuknak.
Azonban a havi beszámolókban a tény halasztott bevételek feloldásának elemzésére külön kimutatás készül ágazati bontásban, havi és kumulált értéken, kiemelve az indokolt költségtábla azon sorait, ahol a támogatásból megvalósuló beruházások értékcsökkenése előfordul.

A halasztott bevételek felosztását az indokolt költségtervhez hasonlóan a Controlling Főosztály végzi (lásd 1. számú táblázat).

1. számú táblázat: A halasztott bevételek felosztása

2.6 Járműállomány ÉCS
2.6 Infrastruktúra ÉCS
3.1 Forgalomvezetés (közlekedési irányítási költségek)
3.2 Operatív forgalomirányítás
3.4 Műszaki üzemvezetés
3.5 Operatív műszaki üzemirányítás
3.6 Egyéb műszaki költség
3.7 Beszerzés, raktározás
3.8 Létesítményi költségek
3.10 Egyéb költségek
IV. Társasági irányítás összes költsége
V. Egyéb, közszolgáltatás teljesítéséhez
Halasztott bevétel összesen

Ez a kimutatás jelenleg egy rendkívül ráfordítás-igényes elszámolási Excel táblarendszeren alapszik és az egyes ágazatok bizonyos (hkkm, önköltség stb) vetítési alapok szerint kapnak ezeken a sorokon értéket.

A tervben ezt a felosztást szükséges elvégezni, ennek módszertana összhangban van az indokolt költség felosztási algoritmussal. Ha nem is a tervezési rendszer bevezetése során, de a későbbiekben érdemes lenne a tényfelosztást BW eszközökkel támogatni.

Mérlegterv, indirekt CF

A mérlegterv csak az elfogadott úgynevezett fő verziók esetén készítenek, társaság „összesenre”. A mérleget éves „összesenben” év végi záró állományra készítik. Alapvető bázisa az eredmény kimutatás sorai, a beruházás és értékcsökkenési terv valamint a likviditási terv.

Tervezése soronként eltérhet. Két tervezési módszert különböztethetünk meg a mérlegsorok tekintetében:

  • Változástervezés: kiindulópontja az előző évi zárómérleg, melyhez a forrástervek alapján algoritmussal vagy egyéb infók alapján manuálisan változást terveznek, mely megadja az adott sorzáró értékét. Ezek a változások jönnek pl. az eszközöknél a beruházás és értékcsökkenés tervből, vagy egyéb társosztályoktól kapott információk alapján manuálisan rögzítendő tételek.
  • Záró állománytervezés: szintén értéket kaphatnak az így tervezett sorok automatizáltan a forrástervekből pl. likviditás tervből a tervezett pénzállomány, vagy az eredmény kimutatásból a mérleg szerinti eredmény. De tervezhetnek manuálisan is záróértéket a társosztályoktól kapott információk alapján.

A tervezési rendszert úgy kell felkészíteni, hogy mindkét tervezési módszert támogassa. Akkor lenne teljes a kép, ha nemcsak a zárómérleg teljes körű, hanem a változás mérleg is, azaz, ha a tervezés során záróállományt terveznek, akkor a rendszer számolja ki a változást is.

Indirekt cash flow

A mérleg tervezés végén elkészítik az indirekt cash flow-t is, mely az üzleti terv dokumentáció része. Ez valójában a mérlegsorok likviditás szemléletű struktúrája, további adatbevitelt nem igényel. Riport formájában a tervezési rendszerben automatikusan előállítható.

Kamatterv és direkt CF terv (likvidterv)

A kamattervet a Pénzügyi Főosztály készíti. A kiinduló információt a meglévő hitelállomány, lízingállomány és szállító faktorállomány szerződései / számlái, az azokban meghatározott kamatkondíciók jelentik, valamint az üzleti tervben megjelenő forráshiánynak megfelelően tervezett esetleges újfinanszírozási forrásbevonása. A BUBOR és a kamatfelárra vonatkozó információk alapján jelzik előre a várható kamatköltséget.

A kamatterv kapcsolódó pénzügyi termékek bontásában áll elő: (hitelhez kapcsolódó kamatköltség, lízing költség, faktoring költség, Ez kiegészül a hitelkeretek rendelkezésre tartás költségeivel). A kamatterv havi bontásban készül az üzleti terv céljaira.

A pénzforgalmi szemléletű likvid tervet szintén a Pénzügyi Főosztály készíti. Tartalma havi bontású éves pénzbeáramlási és -kiáramlási terv, azaz egy direkt cash flow terv. A terv két üzleti mutatót kezel – cash in és cash out –, valamint ezek havi bontását, továbbá figyelembe veszi a pénzforgalmi hatások időbeli jelentkezését is.

A Pénzügyi Főosztály a treasury tevékenység végzéséhez természetesen sokkal részletesebb időszaki információkkal rendelkezik. Gyakorlatilag egyedi szerződésekhez, pénzügyi eseményekhez kapcsolódó tranzakciók előrejelzése történik. Az üzleti tervbe kerülő likviditási terv és kamatterv csak ennek a részletes pénzügyi tervnek a havi nézeteit tartalmazzák. A BPC implementáció terjedelmébe nem javasolt belevenni a részletes pénzforgalmi tervezés rendszerét. Az eddigi tapasztalatok alapján – már létezik két használaton kívüli pénzügyi tervezési rendszer – a jelenleg használt táblázatkezelő (Excel) rugalmassága és a modellek valamint a pénzforgalmi hatások változékonysága nem teszi lehetővé, hogy egy strukturált, előzetes koncepció alapján implementált tervezési rendszerrel váltsuk ki a Pénzügyi Főosztály jelenlegi megoldását.

Indokolt költségterv

Az indokolt költségterv a vállalati költségterv alapján áll elő, annak részletezésével és ágazati szétosztásával. A résztervet Kontrolling Főosztály készíti a költségértékterv alapján.
A terv előállítása alapvetően kétféle feladatot jelent: az alapadatok megfelelő bontásban történő előállítását és az általános költségek leosztását ágazatokra. Ez utóbbi alatt a felosztott forgalmi és műszaki költségeket, valamint a társasági irányítási költségeket is értjük.

Az indokolt költségterv bontását az ágazati bontás valamint egy olyan részletes költségnemekre és költséggyűjtési objektumokra (költséghelyekre, rendelésekre vagy ezek csoportjaira) épülő bontás adja, amely a tényadatok esetében előállítható az R/3 CO moduljában meglévő információk alapján, de tervben egyedi manuális szétosztást és besorolást tesz szükségessé (ezt az indokolt költségterv sorstruktúrájának nevezzük). A besorolás a vállalati költségérték tervből indul ki és annak értékeit bontja és sorolja az indokolt költségterv több mint 200 elemű bontásába. Ehhez a szervezetektől vagy valamely társszervtől származó egyedi információkat is használnak. Ezen a területen a következő javaslat fogalmazódott meg: az igényelt költségek bontása – ha az információ rendelkezésre áll – ne egy utólagos tevékenység legyen, hanem már az információ rendelkezésre állásának időpontjában így kerüljön berögzítésre. Azaz a KFO, ha lehetőség van, nem költségnemi bontásban rögzíti a tervértékeket, hanem az igényelt költségterv soraira. Amennyiben erre nincs módja – idő- vagy információ hiány miatt –, akkor aggregáltan rögzít, de ezek az értékek megjelölésre kerülnek (egy aggregált státuszt kapnak). Így a KFO folyamatosan értesülhet az aggregáltan tervezett értékekről és azokat folyamatosan bonthatja le, nem szükséges megvárnia a teljes költségérték terv elkészültét.

Az indokolt költségterv készítésének második feladata, az előálló struktúrában az általános költségek ágazati szétosztása. Ehhez a tényhez hasonló algoritmust kell használni. Felmerült a tervköltségek R/3-ba történő visszajuttatásának lehetősége is, hogy ott a tény elszámolási ciklusokat használva történjen meg ez a szétosztás. Ez elvetendő a terv és a tény eltérő aggregáltsági szintje és a technikai és folyamati korlátok miatt (ez az adatok mozgatását tette volna szükségessé az SAP BW és az R/3 között, oda-vissza akár többször is). Ez viszont azt teszi szükségessé, hogy hozzávetőlegesen ugyanazt a szétosztási módszertan kerüljön kifejlesztésre a tervre, mint a tényre. Mivel ez két külön rendszerben implementált megoldás, itt a KFO felelőssége, hogy a két módszertan lehetőség szerint megegyezzen. A szétosztás koncepciójának részletes meghatározása során a következő lehetőségek kezelése szükséges:

  • mit osztunk szét: alapvetően az indokolt költségterv sorstruktúrája a kiinduló pont, soronként állítható a szétosztási módszer;
  • mire osztunk: a közszolgáltatási és nem közszolgáltatási ágazatok jelölhetők ki célként;
  • mi alapján: a szétosztási alap valamely, a célobjektumokon (ágazatokon) tárolt terv vagy tény mutató lehet: ágazati közvetlen költségek, valamilyen mennyiségi mutató (pl. hkkm).

Az ágazati bontás mellett az indokolt költségterv az alapadatok havi bontása alapján havi bontásban is elkészülhet (azaz olyan mértékben lesz havi bontottságú, amilyen mértékben a kiinduló költségérték terv az). A szétosztással előállított havi bontás természetesen az indokolt költségterv esetében is előállítható.
A hatások ugyanúgy átvehetők az input költségérték tervből. Amennyiben megbontásra vagy részletes besorolásra van szükség, akkor megvizsgálandó, hogy annak elvégzése hatásonként mekkora ráfordítást jelent.

ÖSSZEGZÉS

A tervezési folyamat – tekintettel a Társaság nagyságára, tevékenységének összetettségére – alapvetően három egymásra épülő, interaktív rendszert alkotó részre tagolható:

  • előzetes Társasági Üzleti terv keretszámainak kialakítása, meghatározása,
  • Társasági Üzleti terv elkészítésének folyamata,
  • az igazgatóságon, üzemigazgatóságokon belüli komplex tervezési folyamat.

A komplex tervkészítés társasági szintű nagyvonalú, leegyszerűsített folyamata az alábbi:

  • A Megrendelő vállalat által megrendelt forgalmi teljesítményi keretszámok meghatározása.
  • Az igazgatósági, üzemigazgatósági üzleti tervhez szükséges forgalmi teljesítményhez hozzárendelt gazdálkodási keretszámok meghatározása.
  • A keretszámoknak megfelelő üzemigazgatósági üzleti tervjavaslatok elkészítése, feszültségpontok feltárása, felsővezetői döntés.
  • Az üzemigazgatósági tervjavaslatból a társasági tervjavaslat összeállítása, feszültségpontok feltárása, alternatív komplex terv kidolgozása, tulajdonosi egyeztetés és döntés.
  • A végleges üzleti terv és az üzemigazgatósági üzleti tervek meghatározása és ütköztetése a fentieknek megfelelően.
  • A tárgyév folyamán tervet érintő tervmódosítások, tervkorrekciók.

A tervkészítés általános szempontjairól is érdemes néhány alapvető megállapítást tenni. A tervezés logikájában a controlling szemléletet követi. A terveknek elő kell segítenie, hogy a középtávú elképzelések az éves tervekben konzekvensen jelenjenek meg. A tervfejezeteknek nem önállóan, hanem összefüggően, komplex tervként kell kifejezniük az adott gazdálkodási egység, illetve a Társaság tevékenységét. Az igazgatósági tervek ellenirányú tervezéssel készülnek, azok a társasági Üzleti Terv jóváhagyását követően kerülnek véglegesítésre.

A tervkészítés során az adott időszakra alkalmazandó paramétereket, irányszámokat a gazdasági vezérigazgató-helyettes által évente kiadott tervezési irányelvek tartalmazzák, melyben elvárásként megjelennek a tulajdonosi képviselőként és megrendelőként eljáró által megfogalmazott követelmények. Az igazgatóságok gazdálkodási vezetőinek a tervezési irányelvekről (pl. tervezhető infláció mértéke, béremelés várható nagysága, gázolaj árának változása, stb.), feladatokról szélesebb körben, műszaki és forgalmi szakemberek bevonásával egyeztetniük kell.

A fentiek jól tükrözik a vállalat jelenlegi tervezési folyamatát, egyes részterületeit, és azok kapcsolódási pontjait valamint, hogy kik készítik, milyen bontásban, rendszerességgel, és milyen bázison. A controlling elengedhetetlen eszköze a megfelelő informatikai támogatottság, ezért a BPC kiemelkedő jelentőséggel bír a vállalat jövőjét illetően.

Az SAP BW-be a terv visszamérést szolgáló tényadatok integrálása különösen javasolt. Ez a tervezési inputok előállításához is hasznos. A szervezeti változások részletes kezelésére külön tervezési alkalmazás kialakítása javasolt (tervtranszfer rendszer). Döntést igényel, hogy ez részét képezze-e a BPC bevezetés terjedelmének. A tervadatokat lehetőség szerint a keletkezési helyükön és lehető legnagyobb részletezettséggel kell rögzíteni a BPC tervrendszerbe. Így nem veszik el tervinformáció, nagyobb a tervfelelősség és az aggregált tervek előállításának kisebb az erőforrásigénye. Különösen érintett ebben a javaslatban a beruházási terület és az energia tervezés területe. A nagyvállalat a kritikusan felmerülő kockázatai miatt, a technikailag egyre hatékonyabban felépülő üzleti tervezési folyamatával kívánja növelni dinamikusságát.

FELHASZNÁLT IRODALOM

  • Horváth & Partners: Controlling. Út egy hatékony controlling rendszerhez. Budapest, (2008) [CompLex Kiadó]
  • Dr. Zéman Zoltán – Dr. Tóth Antal – Controlling (2011) [SZIE Jegyzet]
  • Robert N. Anthony – Menedzsment Kontroll (1988) [Panoma Kiadó]
  • Dr. Franovics Anna – A controlling fejlődésének sajátosságai (2005) [s.n.]
Megjelent a Controller Info legfrissebb lapszáma!

Alapítva 2006-ban.
A Controller folyóirat szakmai és jogutódja.

Legfrissebb cikkek
Legolvasottabb cikkek
Szerzők
Archívum